Inbox Zero или как привести почту в порядок

В почте офисных клерков царит такой бардак, что проще к чёртовой матери удалить все письма сразу, чем пытаться в них разобраться! Рабочие сообщения перемешаны с бестолковыми корпоративными оповещениями, информационным спамом и гифками от залипающих на JoyReactor коллег.

Обсуждение какой-нибудь маркетинговой задачи легко может перерасти в обсасывание юридических вопросов. Число участников разрастается до половины офисных сотрудников. В какой-то момент этот эпистолярный ком становится настолько громоздким, что уже сложно разобраться в чём была исходная проблема и что требуется сделать для её решения. А уж если кто-то из коллег решит устроить себе отпуск в разгар подобной переписки, то пиши пропало.

Эта статья о том, как мне удалось структурировать работу с почтой, не перегружая при этом ящик кучей дополнительных папок.

Проверяйте email 3-4 раза в день

Почта не мессенджер. Не надо стараться как можно быстрее отреагировать на каждое входящее сообщение.

Выработайте привычку проверять ящик 3-4 раза в день, с последующим разбором писем. Создайте собственный список приоритетов для чтения и придерживайтесь его. С таким подходом вы не будете отвлекаться на внеочередные “срочные” задачи. Решайте по одной проблеме за раз.

После каждой такой проверки с последующим разбором писем папка Входящие должна оставаться пустой!

Входящие

Необязательно каждый раз рассортировывать все письма вручную. Большинство малозначимых или однотипных оповещений можно автоматически сортировать с помощью фильтров. Чем меньше “пустых” по содержанию сообщений попадёт во входящие, тем больше времени вы сможете уделить рабочим вопросам.

Из Входящих письма должны разлетаться по тематическим и смысловым группам, которые придется настроить вручную. Таким образом вы получаете контроль над тем, какие типы сообщений поступают в ваш почтовый ящик и как они организованы. В моём случае это отдельные папки для каждого проекта, а также ряд дополнительных, куда сваливаются уведомления из таск-менеджеров.

Действуй!

После прочтения нового сообщения, не откладывая в долгий ящик, отреагируйте на него одним из следующих действий.

Delegate

Если у вас в подчинении имеется хотя бы один сотрудник, то эта опция определенно должна иметь место быть!

Не всегда стоит вникать во все входящие сообщений. Если электронное письмо содержит в себе задачу, справиться с которой вполне способен ваш младший коллега, то просто перешлите его ему. Не забыв, конечно же, поставить свой адрес в CC

Do

Бывает, в письмах обращаются с каким-нибудь запросом, разъяснением или конкретным поручением. Если задача занимает менее двух минут, то незамедлительно отвечайте на такое сообщение. Другими словами, не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.

Snooze

Часто коллеги маркируют важные, но требующие времени для ответа письма, как непрочитанные. Пагубная практика, которая может быстро привести к засорению входящих. Прочитанное должно всегда оставаться прочитанным.

Если вы знаете, что не можете сразу ответить на сообщение, но вам придется это сделать через какое-то время, используйте функцию Snooze. Отложенное таким образом письмо будет отображаться в верхней части почтового ящика и напомнит о себе в нужный момент.

Archive

Архивируйте всё, что не подлежит исполнению, делегированию или имеет косвенное отношение к вашим проектам.

Бывает, ваш адрес без видимой причины оказывается в копии переписки соседнего отдела. Например, какой-нибудь умник мог решить, что вы должны быть в курсе вопроса относительно нелегкого выбора поставщика питьевой воды для офисного кулера. Удалять такие письма не рекомендую, а вот скинуть в архив самое то.

Delete

Согласно принципу Парето только 20% писем содержат 80% значимой информации.

Поэтому всякая бестолковая писанина, не имеющая никакого отношения к работе, должна быть безжалостно уничтожена! Подобного рода залежи не пригождаются никогда.

Заголовок

Во время поиска тема сообщения является одним из самых информативных элементов письма. Поэтому заголовок рабочего письма всегда должен быть ёмким, конкретным и понятным адресату с первого взгляда.

Избегайте длинных и расплывчатых формулировок. Для меня наиболее удобной оказалась вложенная структура заголовков писем, например Проект / Задача // Подзадача. По такого вида теме коллегам будет легче сообразить, какие в послании затрагиваются вопросы. Если повезёт, это даже сподвигнет их отреагировать на него быстрее обычного

Оптимальное решение

Каким бы советам вы не следовали, самое важное в управлении почтовым ящиком это найти систему, которая большего всего подходит именно вам. Универсальных гайдов и решений здесь быть не может.

Потребуется некоторое время, чтобы определиться со структурой папок и привыкнуть к действиям, которые необходимо применять к каждому письму. Но после некоторой практики обработка даже десятков сообщений займет не так уж много времени.

Такие дела